Este é o 14.º artigo da coluna “Do’s & Dont’s da Comunicação Empresarial” de Silke Buss. Foi publicado na Vida Económica de 04/09/2026.
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Do’s & Dont’s da Comunicação Empresarial
Quem fala com quem e quando na sua empresa?
“Porque é que me liga diretamente?” A primeira reação do responsável europeu não foi nada simpática. “O seu contacto é sempre o Senhor A.” Respondi: “Foi precisamente o Senhor A que me pediu para lhe ligar diretamente e com urgência para o informar em primeira mão. Sei agora e com certeza quem é o adversário secreto na equipa”. O responsável ficou muito grato e concordou com este caminho de comunicação excecional. Em caso de emergência, cada segundo conta e saber a notícia sem filtro, ainda melhor. Para o bom funcionamento de uma empresa é essencial existir um mapa de comunicação.
E na sua empresa, quem fala com quem e quando, em circunstâncias normais e excecionais? E como é com os contactos externos? Se houver uma clara estrutura de comunicação e se esta for respeitada no dia a dia, excelente! Mas atenção: Não me estou a referir ao organograma da empresa. A comunicação interna e externa requer uma organização própria devido às exigências específicas: Os caminhos de comunicação curtos e diretos, com o mínimo de pessoas envolvidas, contribuem para um fluxo de trabalho mais eficiente, uma maior capacidade de reação e uma maior produtividade. Se, por exemplo, surgir um problema numa certa área, é uma grande vantagem ter definido quem precisa de saber logo, quem deve ser envolvido na solução e quem basta receber um breve resumo posterior do sucedido e da solução. Uma estrutura de comunicação detalhada – conhecida, respeitada e utilizada por toda a equipa da empresa – é uma enorme mais-valia, desde que seja lean. A máxima “menos é mais” também se aplica ao mapa de comunicação. Uma tendência irritante é, por exemplo, a colocação de pessoas em CC do e-mail que não precisam de ser envolvidas, de acordo com a atitude insegura: em caso de dúvida, é melhor colocar. Não, não é. É que o excesso de informação é contraproducente e faz perder muito tempo de trabalho.
Elaborar uma estrutura detalhada de comunicação requer uma profunda análise da realidade da empresa, da sua organização e dos seus recursos humanos com diferentes hábitos e capacidades de comunicação. Será que as pessoas aceitarão os novos caminhos e regras de comunicação? Claro que sim, desde que sejam envolvidas. Assim, compreenderão o seu importante contributo para o fluxo de comunicação interno. Porém, o verdadeiro desafio vem depois: a manutenção das boas práticas. É necessário, de forma contínua, controlar, otimizar e atualizar a estrutura de comunicação.
Aliás, foi por não ter respeitado o habitual caminho de comunicação que descobri o tal adversário.